Приложение Microsoft Excel – одно из самых популярных в пакете Microsoft Office. Часто необходимо напечатать полученные результаты. Но как распечатать Excel? В этой программе есть свои особенности.
- До начала печати просмотрите данные, убедитесь, что они целиком видны на экране. Не вместившиеся в ячейку цифры или текст при печати заменятся на символы «##». Поэтому заранее расширьте нужные столбцы или увеличьте высоту строк.
- Включите предварительный просмотр страниц: нажмите вкладку «Файл» и в открывшемся меню щелкните команду «Печать». В нижнем левом углу полученного окна видим кнопку «Просмотр», с помощью которой получим макет желаемого листа. Здесь же имеется возможность просмотреть следующую или предыдущие страницы (если документ содержит несколько листов). Для выхода из этого режима выберите вкладку «Закрыть» вверху окна.
Как распечатать таблицу в Excel
Если данные находятся в таблице, то перейдите к ней, щелкнув по одной из ячеек этой таблицы.
- Установите границы нужной области, т.е. выделите те клетки, которые следует напечатать.
- Через вкладку «Файл» войдите в «Печать», а затем - в «Просмотр».
- Выберите подходящие настройки:
- ориентацию страницы (книжная или альбомная);
- масштаб таблицы;
- установите поля на листе;
- задайте количество страниц под информацию.
Как распечатать документ в Excel
Пусть ваши результаты размещены на нескольких листах, которые требуются в печатном виде.
- Выберите нужные листы, щелкнув мышкой сначала по первому, затем, при нажатой клавише SHIFT, по последнему (если это смежные листы). Если выбираются листы несмежные, то отметьте их, удерживая все время клавишу CTRL.
- Войдите в «Печать» через «Файл» и распечатайте документ, не забыв все-таки про предварительный просмотр.
Важное замечание! В версии Excel 2003 при печати могут возникать искажения размеров графиков, фигур, объектов. Учитывайте это, определяя настройки. В Excel 2007 и Excel 2010 таких проблем не наблюдается.
Таблицы в Экселе могут содержать очень большое количество информации и при необходимости распечатать их могут появится некоторые трудности. В этой статье мы рассмотрим, как распечатать таблицу в Excel именно таким образом, как мы хотим ее видеть.
Большие таблицы в Экселе как правило занимают несколько страниц, и при печати на отдельных страницах могут оказаться отдельные части таблицы, которые будут совершенно нечитабельными. Для исправления данной ситуации требуется некоторая настройка.
Чтобы увидеть, как будет выглядеть таблица на печати при настройках по умолчанию, необходимо перейти на вкладку «Вид» и выбрать пункт меню «Разметка страницы» .
Если выбрать пункт меню «Страничный режим» , у нас появится возможность менять размер страницы сразу на листе, перетаскивая мышкой разделительные голубые линии.
Вариантов настройки печати довольно много, все зависит от необходимого результата. Например, мы видим, что таблица не очень большая, и необходимо распечатать таблицу в Excel на одном листе. Первый вариант, это перейти на вкладку «Разметка страницы» , зайти в «Параметры печати» , и на вкладке «Страница» в графе «Масштаб» указать размещение не более, чем на одной странице.
Если большая таблица имеет некоторые сгруппированные данные, которые можно вывести на отдельных страницах, то таблицу можно принудительно разбить на отдельные страницы именно по границам этих сгруппированных данных. Для этого необходимо выделить самую крайнюю левую ячейку, с которой будет начинаться новый лист. Затем перейти на вкладку «Разметка страницы» , и в пункте меню «Разрывы» выбрать «Установить разрыв страницы» .
В нашем примере мы видим, что таким образом на отдельный лист попал неиспользуемый нами первый столбец, так как в качестве первой ячейки нового листа была выбрана ячейка с данными из второго столбца.
Когда большая таблица делится на сегменты, то не помещало бы распечатать шапку таблицы на каждой странице в Excel. Переходим на вкладку «Разметка страницы» и выбираем пункт меню «Печатать заголовки» .
В появившемся окошке «Параметры страницы» на вкладке «Лист» , нам необходимо в графе «Печатать на каждой странице сквозные строки:» указать номер строки или диапазон строк. Для этого можно установить курсор в необходимую графу и появившейся стрелкой указать строку или выделить несколько строк. Теперь выделенная нами строка будет дублироваться на каждом листе как шапка таблицы.
Если вдруг нужно распечатать часть таблицы в Excel, т.е. небольшой участок таблицы с одного листа, то этот участок необходимо выделить и вызвать печать комбинацией клавиш «Ctrl + P» , либо перейти в меню «Файл» и выбрать пункт «Печать» , где в графе «Настройка» в первом выпадающем списке выбрать «Напечатать выделенный фрагмент» .
В Excel достаточно много внимания уделено подготовки документа для вывода на печать. Настроек печати, значительно больше, чем в программе Word.
Чтобы подготовить таблицы и презентабельно разместить их на листах бумаги с помощью принтера ознакомитесь со всеми возможностями настроек программы. Специально для Вас в данной статье детально разобрано диалоговое окно «Печать».
Печать документа Excel
Чтобы вывести документ на печать в Excel существует 2 базовых способа:
Появиться диалоговое окно по настройке параметров печати и предварительного просмотра. Данный способ разберем ниже более детально.
Как настроить печать в Excel?
Детальный разбор параметров печати и значение кнопок и опций параметров:
- Печать – вывод данных документа на принтер с учетом всех настроек и опций.
- Копии – количество экземпляров распечатанного документа. По умолчанию – 1. Значение можно ввести с клавиатуры или воспользоваться стрелочками.
- Модель принтера – работая в локальной сети данный пункт, может содержать целый список принтеров. К одному компьютеру так же может быт подключено более 1-го принтера. Кроме того в данном параметре отображаются факсы и виртуальные принтеры для генерации PDF файлов.
- Свойства принтера – щелкнув по данной ссылке, открывается диалоговое окно настройки параметров выбранного принтера. Эти параметры зависят от модели и типа печатающего устройства.
- Напечатать активные листы – по умолчанию установлена опция для печати только активных листов. Но если щелкнуть по ней, то раскроется список дополнительных опций: «Напечатать всю книгу» (чтобы вывести данные на печать всей книги Excel) и «Напечатать выделенный фрагмент» (чтобы выводить на печать только диапазон данных). Их названия говорят за их функции. Так же в данном списке доступна опция «Игнорировать область печати». Она работает в режиме переключателя и может быть активирована/отключена вместе с любой выше описанной опцией. Ее можно использовать, когда задана область печати, а ее нужно проигнорировать. Или же стоит использовать данную функцию, когда при печати из Excel выходит пустая страница. Это значит, что неправильно задана область печати и ее нужно проигнорировать.
- Старицы – здесь можно установить диапазон номеров страниц, которые нужно распечатать. Например, печатать только с 5-ой по 12-тую страницу.
- Разобрать по копиям – данная функция выбрана по умолчанию. Это значит, что если документ печатается в нескольких экземплярах, то сначала будет распечатан 1-й экземпляр полностью потом 2-ой, 3-ий и т.д. Данную функцию можно переключить в другой режим «Не разбирать по копиям» - это значит, что сначала будут печататься все только первые страницы всех экземпляров, потом только вторые, третьи и т.д.
- Книжная ориентация – выбор ориентации страницы, которую можно сменить на альбомную ориентацию.
- А4 – здесь можно задать формат бумаги на котором будет печатать принтер. В списке доступно множество форматов для выбора. Но даже если вы не найдете подходящего формата, то для вас доступна опция под списком: «Другие размеры страниц» где вы можете в диалоговом окне «Параметры страницы» найти свой формат. Там же в списке «Размер бумаги» предоставлены все форматы «Международного стандарта ISO 216». Также включены форматы бумаги: «Североамериканский стандарт» и «Японский стандарт».
- Последние настраиваемые поля – по умолчанию в данном параметре предоставляются пользовательские значения. Для удобства предусмотрено 3 готовых и уже настроенных шаблона полей: «Обычные», «Широкие», «Узкие».
- Текущий – это параметр настройки размера масштаба данных, которые будут размещены на листах бумаги. Для удобства предусмотрено 3 шаблона масштабирования страниц: «Вписать лист на одну страницу» (данный шаблон параметра позволяет выполнить печать таблицы в Excel на одном листе), «Вписать все столбцы на одну страницу», «Вписать все строки на одну страницу». Для пользовательских настроек доступна опция «Параметры настраиваемого масштабирования», при выборе которой открываться все тоже окно «Параметры страницы». Например, если нужно увеличить масштаб печати в Excel или уменьшить, то там можно внести свои пользовательские настройки в соответствующем разделе. Таким образом, можно например, уменьшить таблицу в Excel для печати на одном листе.
Внимание! В данных настройках не ищите параметры двухсторонней печати. Данная функция должна поддерживаться Вашим принтером и настраиваться в его параметрах (смотрите пункт 4).
Программа Microsoft Office Excel известна буквально всем нам, она используется ещё с конца 90-ых годов. То есть, в совокупности свыше двадцати лет. С тех пор она претерпела немало изменений. Притом не только визуальных, порядком обновился и её функционал. Однако, далеко не все знают даже десятую часть этого самого функционала, именно поэтому мы хотели бы предложить Вам ознакомиться с очередной интересной настройкой. Сегодня Вы узнаете, как распечатать таблицу в Excel на одном листе.
Это действительно востребованная возможность, и чтобы каждый раз не подгонять размеры ячеек, не тратить краску в принтере впустую, мы решили сделать для Вас подробнейшую инструкцию.
Распечатка таблицы Эксель на одном листе
Как уже было отмечено выше, таблицы могут содержать до неприличия большое количество столбцов и строк информации. Они далеко не всегда умещаются на одной странице А4 и чем-то приходится жертвовать. Предлагаем Вам рассмотреть распечатку таким образом, каким Вы изначально хотели видеть лист.Чтобы на отдельных страницах не было отдельных частей таблицы, которые к тому же окажутся нечитабельными, нужно изучить часть функционала программы. Для начала предлагаем посмотреть, как в данный момент выглядит Ваша таблица перед распечаткой и что должно получиться в итоге:
Теперь Вы можете включать режим печати и проверять, всё ли у Вас получилось. Как видите, здесь ничего сложного нет – буквально несколько кликов мышью и результат на лицо.
Также хотелось бы обсудить с Вами и иной вариант распределения данных. Если таблица получилась обширной, то можно вставить разрыв – информация будет выведена на нескольких листах, но притом в читабельном виде. Произвести это можно следующим образом: 
Microsoft Office Excel
– программа с практически безграничным функционалом, поэтому распечатка таблицы в Экселе на одном листе явно не является проблемой. Впрочем, это Вы уже и сами поняли. Инструкция подходит для всех версий Excel – вплоть до самых старых. Однако, расположение элементов может различаться.
Excel - очень полезная программа электронных таблиц. Но зачастую таблица замечательно смотрится на экране компьютера и ужасно на бумаге.
К счастью, можно настроить все таким образом, чтобы таблица распечаталась на одной странице или сделать так, чтобы страница выглядела настолько хорошо, насколько это возможно. Если же электронная таблица просто слишком большая для одной страницы, попробуйте использовать ниже перечисленные настройки, чтобы распределить таблицу на нескольких страницах в более приятном виде.
Предварительный просмотр перед печатью
Если просто воспользоваться предварительным просмотром, можно избежать многих проблем.
Лучше всего кнопку Предварительный просмотр или Просмотр и печать (название зависит от версии Excel) вынести на ленту быстрого доступа. Сделать это можно так: см. скриншот.
Если этот способ не помог, читайте дальше.
Страничный режим просмотра документа
Страничный режим просмотра страницы покажет, как документ будет выглядеть в распечатанном виде. Это поможет внести изменения, гарантирую, что столбцы и строки максимально используют имеющееся пространство. Чтобы активировать режим, откройте вкладку Вид > Страничный режим .
Теперь видно, как таблица будет напечатана. Отредактировать документ можно с помощью инструментов, перечисленных ниже.
Ориентация страницы
Чтобы с пользой использовать все пространство листа, измените Ориентацию страницы . Функцию вы найдете в меню Разметка страницы > Ориентация .
Удалите или скройте строки/столбцы
В крупных таблицах часто строки или столбцы являются избыточными, не требующими быть напечатанными в конкретной ситуации. Эти строки и столбцы занимают ценное пространство на странице.
Если вы можете удалить некоторые из этих данных, удалите. Если же в этих ячейках содержится информация, которая, возможно, потребуется снова когда-нибудь, вы можете скрыть их, нажав правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выбрать Скрыть . Чтобы снова отобразить данные, выделите строки или столбцы с обеих сторон от скрытых данных, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Показать .
Используйте разрывы страниц
Так же, как в , вы можете вставить разрывы страниц, чтобы убедиться, что ваша электронная таблица разнесена на несколько страниц, где хотите вы, а не так, как разделит страницы Excel. В целом, это удобно. Просто используйте Разметка страницы > Разрывы .
Измените область печати
Если электронная таблица имеет огромное количество данных, а необходимо напечатать только некоторые из них, можно напечатать только выбранную часть электронной таблицы. Выделите ячейки, которые вы хотите напечатать, и нажмите Печать и укажите, что нужно напечатать только выделенную область.
Если вы, как правило, регулярно отправляете на печать одну и ту же область, лучше установить постоянную область печати, которая охватывает только нужную вам часть. Чтобы сделать это, выберите область, которую вы часто печатаете, а затем перейдите к Файл > Печать > Настройка > Напечатать активные листы . Теперь этот выбор станет стандартной областью печати для таблицы. Чтобы избавиться от этой настройки, используйте Файл > Печать > Настройка > Игнорировать области печати .
Измените поля страницы
Если же таблица не вписывается на страницу совсем немного, можно просто уменьшить поля страницы. Откройте Разметка страницы > Поля > Настраиваемые поля > диалоговое окно Параметры страницы . Измените вручную размеры полей.
Перенесите текст в ячейке и измените размер столбцов
Excel, как правило, используется для числовых данных, но иногда его очень удобно использовать и для ввода текста. Если текст не вмещается в ячейку, таблица растягивается и, естественно, ее и трудно уместить на одной странице при печати. Выглядит это примерно так:
Некоторый текст отрезается, другие ячейки, уходят далеко вправо. Чтобы ограничить ширину электронной таблицы по ширине одной страницы, вы можете ограничить ширину колонок и использовать перенос текста, чтобы убедиться, что вы не потеряются какие-либо данные, которые нужно распечатать. Во-первых, сделайте перенос текста в ячейках: Главная > Перенести текст (или через правую клавишу мыши откройте Формат ячеек > Выравнивание > поставьте галочку переносить по словам) .
Должно получиться так:
Теперь вы можете настроить ширину колонок, перетаскивая края заголовков строки или столбца. См. видео.
Двойной щелчок на границе строк или столбцов на уровне заголовков автоматически подгонит ширину/высоту столбцов/строк до нужной. Чтобы убедиться, что таблица поместится на странице, воспользуйтесь способами, описанными выше.
Чтобы сделать распечатанную таблицу более удобной для чтения, воспользуйтесь следующими способами.
Масштабирование таблицы
Если ничего не помогло, можно попробовать масштабировать таблицу, так чтобы она вошла на одну страницу (или определенное количество страниц). В меню Разметка страницы нажмите кнопку Вписать и укажите количество страниц, на которое нужно уместить таблицу при печати. Можно указать проценты.
Использование масштабирования может помочь ограничить размер вашего документа, но текст может стать трудночитаемым. Через предварительный просмотр убедитесь, все нормально .
Печать сетки и рядов заголовков столбцов и рядов
В диалоговом окне Параметры страницы (Разметка страницы > Параметры страницы ), нажмите по вкладке Лист и выберите Сетка . Вы также можете выбрать заголовки строк и столбцов , чтобы вывести эти метки на печать.
Добавьте колонтитулы
В Excel можно автоматически добавлять полезную информацию через колонтитулы документа, чтобы сделать его более удобным для чтения. Для этого откройте меню Вставка > Колонтитулы. В поле колонтитулов можно добавить такую информацию, как номер страницы, имя файла и имя автора, текущую дату и время, рисунок и т.д. Вы также можете добавить здесь свой текст.
Возможно, вам придется долго поработать с таблицей, чтоб привести ее в нужный вам вид, но зато ваши усилия будут вознаграждены.
Оставьте свой комментарий!